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¿COMO HACER?
UN REPORTE DE
PROYECTO
Información: Elisa Saleme y Joaquín Verduzco
Redacción: Yahaira Solís
Logotipo
Título
Slogan
Responsable
Fecha
Dependencia que regula
Lugar
Índice
Temático
Resumen
Objetivos
_
Generales
_
Específicos
Antecedentes
_
Antecedentes del proyecto
_
Antecedentes de la comunidad
Justificación
Metodología
_
Destinatarios
_
Lugar
_
Tiempo
_
Actividades y comités
_
Asistencia y difusión
_
Recursos Humanos
_
Recursos Materiales
_
Financiamiento
_
Constancias
Riesgos
del proyecto y Propuestas de salvación
Proceso
de Evaluación
Fuentes
de Verificación
Evaluación
y retroalimentación
Futuro
del Proyecto
Directorio
“Título”
Debe
responder las siguientes interrogantes:
¿Qué?
¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
Resumen
El
proyecto consiste en… Este apartado es muy útil
para el lector, ya que con una simple
ojeada
al comienzo del mismo se conocerá la descripción general de la actividad,
puesto que
es
el resumen de la misma. Aquí se pone el qué, cómo, dónde, cuándo, porqué y por
quién
del
proyecto, también se deben especificar las características fundamentales del
programa. Se
recomienda
escribirse al final, una vez que se tenga todo lo demás.
Objetivos
Los
siguientes, son objetivos generales del proyecto:
1.
Los
siguientes, son objetivos específicos del proyecto:
1.
Se
dividen en dos:
o Generales:
Son
los objetivos que correspondan con los propios de la Asociación,
haciendo
ver que la tarea a realizar es compatible con nuestros fines.
Igualmente
es necesario especificar, según el tipo de programa que
hagamos,
si estos objetivos queremos cumplirlos a corto, mediano o largo
plazo.
o Específicos:
En
este apartado deberemos concretar y formular unos objetivos
específicos
para cada uno de los aspectos que contemplen nuestra
intervención.
Estos deberán ser simples, medibles, alcanzables,
reproducibles
y tener cronología definida (SMART objectives), cuanto más
concretos
mejor y que nos permitan una fácil evaluación al final del
proyecto,
sabiendo, entonces, si hemos conseguido que nuestra actuación
sea
un éxito. Recuerda que al redactarlos sólo puede haber un verbo por
objetivo.
En
general, tanto para definir ambos tipos de objetivos, hay que huir de
establecerlos
"bonitos
e inalcanzables" a simple vista. Su redacción ha de ser clara y concreta,
ciñéndonos
a lo que, queremos conseguir con la ejecución de nuestro programa.
Antecedentes
Se
pueden dividir en dos partes:
• Antecedentes del proyecto: también se le puede llamar “Marco de
Referencia”. Aquí se
comenta
brevemente cómo es que surgió este proyecto… por iniciativa de quién, en
dónde,
cómo llegó a nosotros…
• Antecedentes de la comunidad: también se puede llamar “Análisis de
la Realidad”. Aquí
se
debe dar a conocer diversos indicadores sobre la situación del medio y/o ámbito
en
el
cual vamos a realizar nuestro programa y los cuales justifican nuestra
intervención.
(realidad
sociocultural del lugar de nuestra actuación, características socioeconómicas
de
los
destinatarios, instalaciones existentes, estudios de población, etc.).
Justificación
En
este apartado se enuncian las razones que existen en todos los puntos de vista
para
la
realización de este proyecto. Este punto es clave para el posterior desarrollo
del
programa
y en él estará basado el resto de nuestra exposición.
Metodología
Cuando
hablamos de metodología nos referimos al conjunto de recursos por los cuales
delimitaremos
las tareas necesarias para el desarrollo del proyecto, la organización a
seguir, la
estructura
de funcionamiento, los canales de información interna y externa y demás normas,
métodos
de toma de decisiones, etc. Cuando las asociaciones juveniles realizan
programas, es
de
uso frecuente que se denomine la metodología simplemente con una o dos palabras
(activa
y participativa, dinámica, integradora, globalizadora, integral, etc.).
Destinatarios
Este
apartado lo podemos dividir, a su vez, en dos, con motivo de especificar
claramente
a quiénes nos dirigimos.
1.
Destinatarios. Aquí pondremos el perfil de las personas a quienes nos
dirigimos,
estableciendo edades, características socio-económicas, procedencia
geográfica,
afiliación o no a la asociación que realiza el programa, etc.
2. Participantes. Especificaremos aquí el número, tanto de participantes directos
en
la actuación. Se podría incluir aquí los beneficiarios directos e indirectos.
Lugar
Dónde
se va a llevar a cabo el proyecto. Concretamos ahora, el lugar o lugares
donde
se va a realizar el conjunto del programa. Especificaremos el lugar
geográfico
donde se realiza la actuación y matizaremos, en su caso, la instalación
o
infraestructura donde se va a ejecutar el programa o actividad.
Tiempo
Este
apartado debe contener tres cuestiones de tiempo específicas:
1.
Fecha del Evento:
¿Cuando
se llevara a cabo el proyecto?
2.
Calendarizacion
Se
debe precisar todas las gestiones previas relativas a la logística del
proyecto.
Debemos
prever cuando se van a realizar las acciones que proponemos,
estableciendo
unas fechas de ejecución de cada una de las actividades que
planteamos.
3.
Programa General de Actividades
Las
actividades expuestas requieren un horario, y es necesario que éste quede
reflejado.
En este orden de cosas, son muy útiles los "planning", en los cuáles se
detalla
de una forma clara este tipo de cuestiones, con la ventaja añadida que se
puede
poner en lugar visible y facilitar así el acceso a la información de los
usuarios
y participantes en el programa.
Actividades y Comités
Este
es el apartado más largo, se trata de enunciar todas las actividades que se
necesitan
realizar
en este proyecto de una manera ordenada y en base a eso formar comitivas para
la
realización de cada trabajo, se deben tomar en cuenta todos los aspectos.
Asistencia
y Difusión
De
qué manera se puede lograr la asistencia de la gente a este proyecto. Se
sugiere
especificar
quien será el encargado o encargados de hacerlo así como los medios para
llevar
a cabo dicha difusión.
Recursos Humanos
En
él hay que hacer referencia al equipo humano que va a participar en la gestión
del
programa.
Desde el equipo de responsables, pasando por colaboradores, voluntarios y
todas
aquellas personas que de una u otra forma van a ser necesarias para la
ejecución
del
proyecto.
En
este punto es necesario exponer cuál va a ser la coordinación entre los
diferentes
recursos
humanos que se van a utilizar, delimitando las responsabilidades y las técnicas
a
utilizar para un adecuado trabajo en grupo.
Una
de las maneras más sencillas es hacer un organigrama
en el que se ordenan las
jerarquías
de los comités de trabajo que se formaron y de los directivos que participarán
en
el
proyecto.
Recursos Materiales
Enumeraremos
todos los recursos materiales y técnicos necesarios para la
realización
de nuestro programa. Hemos de distinguir aquellos recursos con los
que
ya contamos y los que será necesario conseguir, expresando cuál va a ser el
procedimiento
a seguir (alquiler, compra, cesión, préstamo, etc.). Podemos
realizarlo,
igualmente, por comités, detallando cuando se trata de instalaciones o
infraestructuras,
desplazamientos, manutención, compra de material inventariable
o
fungible, etc. De esta forma nos puede resultar mucho más sencillo confeccionar
el
presupuesto de la actividad y los recursos económicos que nos son necesarios
para
su ejecución.
Mencionar
si los recursos han sido suficientes o si es necesario incrementarlos,
disminuirlos
o cambiarlos.
Financiamiento
Se
debe exponer la cantidad de dinero que se necesita para el proyecto, y, la
manera
de conseguirlo. Se recomienda tomar en cuenta todas las minuciosidades
del
proyecto y desglosarlas.
Constancias
Se
debe comentar el hecho de realizar o no constancias de participación. En caso
de
que se decida expedirlas también debe comentarse quien será el o los
encargados
de realizarlas, imprimirlas, así como los directivos que se encargaran de
firmarlas
y avalarlas.
Proceso
de Evaluación
Se
trata de explicar que se ha conseguido mediante nuestro proyecto y que no.
En
todo programa debemos de establecer cuáles van a ser los criterios de
evaluación a
seguir.
La evaluación no sólo hay que hacerla sobre los objetivos formulados sino sobre
todos
los aspectos que contempla el programa. Para ello se utilizarán lo que se
denominan
indicadores
que han de ser tanto cuantificables como
cualificables.
El
proceso de evaluación lo podemos dividir en tres secuencias:
• Evaluación Inicial, que ha de
realizarse previa ejecución del programa.
• Evaluación continua, a lo largo del
desarrollo del proyecto.
• Evaluación final, a la conclusión
del programa.
Para
la óptima realización de la evaluación y para facilitar su desarrollo, es muy
útil la
confección
de fichas de seguimiento en cada una de las actuaciones que vamos a realizar y
recopilar
todos aquellos datos que creamos de interés a lo largo de la ejecución de
nuestro
programa.
Etapas
de Ejecución
Reportar
solo los avances por etapa de ejecución, no volver a desarrollar los mismos.
Riesgos
del proyecto y Propuestas de Salvación
Mencionar
si se encontraron con alguno de los riesgos que se fundamentaron en el
proyecto
original.
Mencionar
cuales y como se solucionaron, si se ocuparon las propuestas de salvación o si
al
estar mal fundamentadas estas, tuvieron que solucionar de manera improvisada.
Fuentes
de verificación
Reconocer
las fuentes de verificación planteadas en el proyecto original y desarrollar de
qué
manera ellas han influido en el direccionamiento de nuestro proyecto ya sea
positiva
o
negativamente.
Realizar
mediante gráficos o esquemas una representación de esta verificación que se
sumara
a la evaluación
Evaluación
y retroalimentación
Es
una de las partes más importantes y se debe de rendir un informe de las
evaluaciones en
caso
de haber concluido la actividad realizar la evaluación final.
• Evaluación Inicial, del trabajo
realizado previo a la ejecución del proyecto.
• Evaluación continua, a lo largo del
desarrollo del proyecto.
• Evaluación final, a la conclusión
del programa.
Futuro
del Proyecto
Aquí
se plasma qué se pretende que este proyecto sea en un futuro o en qué se
pretende
que trascienda o en qué se pretende que evolucione o se transforme.
Directorio
Aquí
se colocan los nombres de las personas encargadas de la organización del
proyecto,
así como sus cargos.
Dudas,
comentarios, preguntas o sugerencias a sejecutiva_ifmsa_mexico@yahoo.com
o a
